Het is eind van de middag en je hebt via Teams een belangrijke conference call voor jouw werk. Het is het afsluitende gesprek met een prospect voordat definitief de overeenkomst wordt ondertekend. Je zit aan de eetkamertafel en op de achtergrond hoor je het gelach van je zoon, die samen met zijn vrienden enthousiast zit te gamen op zijn iPad. Oh nee, het scherm loopt af en toe vast. Je probeert het te maskeren door af en toe instemmend te knikken. “Pap, de wifi is traag!” roept je zoon. Je doet net alsof je niks hoort en geeft antwoord op een vraag van je klant die je nog net meekrijgt. Middenin zijn reactie valt het beeld stil. Je drukt op allerlei knoppen, maar er is geen beweging in te krijgen. “Pap, het internet ligt eruit!”

Sinds de coronacrisis heeft ‘het nieuwe werken’ in Nederland een flinke opmars gemaakt. Zeker als alles via de cloud gaat kun je eigenlijk overal werken ,zowel thuis, op kantoor en onderweg. Superhandig natuurlijk maar in de praktijk lopen mensen toch tegen een aantal problemen aan. Het bovenstaande verhaal hoorde ik namelijk van een collega op de servicedesk. Vandaar dat ik een paar slimme hacks op een rij heb gezet.

Als je thuiswerkt is het vaak moeilijk om je af en toe los te maken van die computer. Ongemerkt breng je zomaar wat uurtjes door achter het scherm. Want ja, nu kun je lekker doorwerken en om 15 uur komen de kinderen weer thuis… Je lichaam is daar helaas niet zo blij mee. Door te investeren in tools als een laptopstandaard, een koptelefoon, een losse muis en liefst ook een extra monitor maak je het werken achter de computer een stuk comfortabeler. Je nek en je rug zijn je er dankbaar voor!

Het is verstandig je privé administratie gescheiden te bewaren van je zakelijke bestanden. “Eh papa, niet boos worden maar ik heb per ongeluk jouw mapje gewist.” Scheelt heel veel stress, zo weet ik helaas uit ervaring…

Wat ook helpt is het Start-menu reorganiseren in Windows 10. Bepaalde tegels met snelkoppelingen of apps kun je bundelen in een nieuwe groep (zoals privé of zakelijk). Een beetje rigoureus misschien maar het is ook mogelijk om aparte gebruiksaccounts aan te maken in Microsoft. Zo is alles optimaal gescheiden zoals bijvoorbeeld ook de browsegeschiedenis en je e-mailprogramma.

Voordeel van werken uit de cloud is dat je kunt instellen dat updates van je virussoftware en de back-ups van je bestanden automatisch plaatsvinden. Dat is weer één ding minder om je zorgen over te maken. Er zijn echter ook nog andere online tools die het thuiswerken net wat prettiger maken. Persoonlijk houd ik van to-do lijstjes waarop je jouw acties stuk voor stuk kunt afstrepen. Microsoft To Do biedt de mogelijkheid om persoonlijke taken slim te organiseren en te beheren.

Of deze: “Zullen we binnenkort een keer een afspraak inplannen?” mail je naar een externe relatie. Een dag later mailt hij een paar voorstellen terug. Door drukte is nog maar één moment dat past in jouw drukke agenda. Zucht… De planningstool Calendly biedt hiervoor een fijne oplossing. Het maakt direct verbinding met je agenda zodat anderen zelf digitaal jouw beschikbaarheid kunnen controleren en een afspraak kunnen inplannen. Er is zelfs een koppeling te maken met Microsoft Teams. Dat scheelt ontzettend veel tijd!

We hadden het net al over het gescheiden houden van zakelijke en privé bestanden. Als je namelijk al gebruik maakt van Microsoft Teams dan kun je belangrijke zakelijke bestanden wellicht net zo goed direct hierin opslaan. Ze staan dan meteen in de cloud en je kunt ze ook eenvoudig delen met collega’s. Dat scheelt een hoop heen en weer mailen van bestanden en de irritaties over de juiste versies. Jouw kinderen hebben mogelijk ook een Microsoft Teams account voor het thuisonderwijs maar omdat je met verschillende accounts werkt heb jij daar verder geen last van.